Dưới đây là các nội dung nguyên tắc cơ bản nhất mà các thành viên thuộc từng bộ phận làm việc của Út Em cần tuân thủ để đảm bảo chất lượng công việc.
A. Nguyên tắc chung
- Các thành viên phối hợp với nhau cùng làm việc: Trách nhiệm đều đã được phân rõ, tuy nhiên trong quá trình làm việc cần thiết giúp đỡ nhau để hoàn thành tốt nhất công việc đề ra
- Không gian dối, giấu giếm: Khi xảy ra lỗi, sai, trách nhiệm của ai đến đâu sẽ xử lý đến đó. Các thành viên không được gian dối, giấu giếm bao che cho nhau
B. Nguyên tắc cho từng bộ phận
B1. Người giao hàng
- Đầy đủ trang thiết bị: Người giao hàng có đủ thiết bị cần thiết bao gồm, điện thoại liên lạc, xe máy, mũ bảo hiểm và các giấy tờ liên quan
- Trang phục: gọn gàng, lịch sự
- Không tranh cãi với khách hàng: Người giao hàng tránh tranh cãi với khách hàng, dù đúng dù sai, mọi thông tin cần thông báo lại để bên Út Em nắm rõ và cũng xử lý
- Giao hàng đúng theo khung thời gian quy định, đúng hẹn theo ghi chú hoặc các thoả thuận riêng với khách
- Quyền từ chối: Người giao hàng có quyền từ chối không giao đơn hàng nào đó khi cảm thấy chắc chắn việc giao đơn hàng đó ảnh hưởng xấu đến việc giao nhiều đơn hàng khác hoặc để hoàn thành nhiệm vụ gây nguy hiểm
- Phối hợp: Người giao hàng cần phối hợp hiệu quả với người trực điện thoại, tránh tình trạng khung thời gian chồng chéo dẫn đến giao hàng khó khăn
B2. Người gói hàng
- Trang phục, vệ sinh: Sạch sẽ, gọn gàng. Rửa tay sạch trước khi gói hàng
- Tập trung: Trong quá trình làm việc, đặc biệt trong lúc gói hàng cần tập trung làm việc, không nói chuyện riêng
- Phối hợp hiệu quả với người trực điện thoại để hạn chế tối đa lỗi xảy ra cho cả hai và cho Út Em
- Không thay đổi quy cách bao bì: Người gói hàng tuân thủ nghiêm ngặt các yêu cầu được đưa ra. Không tự ý sửa chữa thêm thắt bao bì. Bất cứ thay đổi nào cần phải bàn bạc trước với người quản lý
- Đảm bảo vệ sinh: Các sản phẩm cần được đảm bảo vệ sinh tối đa. Người gói hàng tránh hết sức các khả năng gây mất vệ sinh trong quá trình đóng gói, hoặc phơi sấy, rửa chai lọ
- Tiết kiệm: Không lạm dụng gây thừa thãi trong khi đóng gói. Bàn bạc với người quản lý khi cảm thấy các quy định gây thừa thãi hoặc không đủ thích hợp để bên quản lý điều chỉnh đưa ra nguyên tắc mới
- Về khối lượng hoặc dung tích sản phẩm: Luôn đảm bảo đóng đủ khối lượng và dung tích cho khách hàng. Không được thiếu. Tuy nhiên cũng không nên đóng thừa nhiều, mức thừa tối đa là 2%
- Lỗi sai trong các khâu khác: Các bên khi làm việc đều liên quan chặt chẽ với nhau. Người gói hàng cần chủ động phát hiện các lỗi sai trong các khâu khác, đặc biệt là phần sản phẩm, quy cách bao bì, chai lọ. Sau đó thông báo ngay cho người quản lý
B3. Người trực điện thoại
- Nắm rõ thông tin về sản phẩm để đảm bảo chất lượng tư vấn. Không bịa thêm tính năng. Có gì không hiểu hỏi người quản lý
- Tích cực học hỏi để có thêm kiến thức chuyên môn lĩnh vực mình tư vấn
- Khi nhập đơn hàng, ghi đầy đủ thông tin theo quy định. Điều này giúp hệ thống phân tích tốt hơn, ngoài ra khi xảy ra vấn đề cũng dễ xử lý hơn
- Các đơn đi tỉnh cần đặc biệt chú ý về tính chính xác (đơn hàng, địa chỉ, tiền chuyển). Bất cứ sai sót nào cũng có thể gây ra tổn thất chi phí lớn
- Phối hợp hiệu quả với bên gói hàng, giao hàng để công việc thông suốt
- Theo dõi cẩn thận các đơn hàng do ship bên ngoài giao. Xử lý nhanh các vấn đề phát sinh